Handleiding

Inhoudsopgave

Welkom bij My247Coach

My247Coach is een platform voor therapeuten, coaches en zorgprofessionals. Het combineert audio-opnames met een persoonlijke AI-Coach die je cliënten 24/7 ondersteunt tussen sessies door.

Met My247Coach kun je:

  • Professionele audio-opnames beluisteren uit de Audiotheek en toevoegen aan je eigen collectie
  • Eigen audio-opnames uploaden en opnemen voor je cliënten
  • Cliënten aanmaken en beheren via een intake-flow
  • Een publieke AI-intake aanbieden op je eigen website, zodat geïnteresseerden anoniem en vrijblijvend een eerste gesprek kunnen voeren
  • De AI-Coach per cliënt activeren of deactiveren
  • Transcripts van AI-gesprekken inzien
  • Sessies loggen in het cliëntendossier
  • Je eigen instellingen beheren (taal, wachtwoord, AI-instructies)

Je Dashboard

Na het inloggen kom je op je persoonlijke dashboard. Bovenaan zie je een welkomstboodschap en vier overzichtskaarten:

  1. Opnames — het totaal aantal audio-opnames in je collectie
  2. Cliënten — het aantal cliënten dat je hebt aangemaakt
  3. AI Credits — je beschikbare AI-tegoed (zie het hoofdstuk AI Credits)
  4. Opslag — hoeveel opslagruimte je hebt gebruikt

Daaronder vind je drie hoofdsecties: Mijn Opnames met al je audio-opnames en zoek- en filterfuncties, Mijn Cliënten met al je cliënten, hun status en laatste activiteit, en onderaan Intakes met de publieke AI-intake en alle gesprekken die daaruit binnenkomen.

Rechtsboven op je dashboard vind je drie knoppen:

  • Praat met Clara — open Clara, je persoonlijke help-assistent die al je vragen over het platform beantwoordt (zie het hoofdstuk Clara — je help-assistent)
  • Instellingen — open je profiel en voorkeuren (taal, wachtwoord, AI-instructies)
  • Uitloggen — log uit

Tussen de overzichtskaarten en de hoofdsecties staan ook snel-navigatie-knoppen: Mijn Cliënten, Mijn Opnames, Audiotheek, Intakes, Credits bijvullen en Uitloggen. Handig om snel naar een sectie of actie te springen zonder te scrollen.

Audiotheek

De Audiotheek is een collectie van professionele therapeutische audio-opnames die je kunt beluisteren en toevoegen aan je eigen opnames. De audio’s zijn beschikbaar in verschillende categorieën zoals stress, angst, zelfvertrouwen, gewichtsbeheer, slaap en stoppen met roken.

Audio’s beluisteren en toevoegen

  1. Scroll op je dashboard naar de sectie “Audiotheek”
  2. Blader door de beschikbare categorieën of gebruik de zoekfunctie
  3. Klik op een audio-opname om een voorbeeld te beluisteren
  4. Klik op “Toevoegen” om de opname toe te voegen aan je eigen collectie onder Mijn Opnames
  5. Eenmaal toegevoegd kun je de opname toewijzen aan je cliënten

Beschikbaarheid

Sommige audio’s zijn direct beschikbaar, terwijl andere audio’s grijs en geblokkeerd zijn. Geblokkeerde audio’s worden beschikbaar met een volledig abonnement. De Audiotheek wordt regelmatig uitgebreid met nieuwe opnames.

Opnames beheren

Bij de sectie Mijn Opnames zie je twee knoppen:

  • “+ AI Opname” — Binnenkort beschikbaar: laat AI een professionele therapeutische opname genereren die je kunt toewijzen aan meerdere cliënten. Klik op de knop voor meer informatie.
  • “+ Eigen Opname” — Upload of neem zelf een audio-opname op.

Een eigen opname uploaden

  1. Klik op de knop “+ Eigen Opname” boven je opnameslijst
  2. Vul een titel in (verplicht) en optioneel een beschrijving
  3. Kies het tabblad “Bestand uploaden”
  4. Sleep je audiobestand naar het uploadvlak of klik om een bestand te kiezen
  5. Ondersteunde formaten: MP3, WAV, OGG, M4A, WebM, MP4
  6. Klik op “Opname opslaan”

Een opname opnemen met je microfoon

  1. Klik op de knop “+ Eigen Opname”
  2. Vul een titel in
  3. Kies het tabblad “Opnemen”
  4. Klik op “Opname starten” en geef toegang tot je microfoon
  5. Klik op “Stop” als je klaar bent
  6. Je kunt de opname beluisteren voor je opslaat
  7. Klik op “Opname opslaan”

Een opname bewerken of verwijderen

Klik op de titel van een opname om details te bekijken. Gebruik de bewerkknop om titel en beschrijving te wijzigen. Gebruik de verwijderknop om een opname permanent te verwijderen — dit kan niet ongedaan gemaakt worden.

Een opname toewijzen aan een cliënt

  1. Klik op “Toewijzen” bij de cliënt in je cliëntenlijst
  2. Selecteer de opnames die je wilt toewijzen
  3. Optioneel: vink aan of je een notificatie-e-mail wilt sturen
  4. Klik op bevestigen

De cliënt ontvangt een e-mail en kan de opname beluisteren op het eigen dashboard.

Cliënten beheren

Bij de sectie Mijn Cliënten zie je twee knoppen:

  • “+ AI Opname op Maat” — Binnenkort beschikbaar: laat AI een persoonlijke opname genereren, afgestemd op een specifieke cliënt. Klik op de knop voor meer informatie.
  • “+ Nieuwe Cliënt” — Maak een nieuwe cliënt aan via de intake-flow.

Een nieuwe cliënt aanmaken (intake-flow)

De intake-flow bestaat uit maximaal 6 stappen. Het aantal stappen hangt af van het onderwerp en of je de AI-Coach activeert.

Stap 1 — Basisgegevens
Vul de voornaam, achternaam en het e-mailadres van je cliënt in. Kies het land en de taal.

Stap 2 — Onderwerp en AI-Coach
Kies waarvoor je My247Coach inzet (afvallen, stoppen met roken, angst, zelfvertrouwen, slaap, pijn, stress, of anders). Kies of je de AI-Coach wilt activeren.

Stap 3 — Aanpak (alleen bij “Afvallen”)
Kies de aanpak: Magic 5 Protocol of eigen aanpak.

Het Magic 5 Protocol (M5P) is een gespecialiseerde hypnotherapie-masterclass voor gewichtsverlies, ontwikkeld voor collega-therapeuten. Meer info vind je op magic5protocol.com. Als je een cliënt via deze methode begeleidt, kun je hier aangeven hoeveel sessies al voltooid zijn — zo weet Sophie waar je cliënt zich in het traject bevindt, en kan ze haar ondersteuning daarop afstemmen.

Kies je voor eigen aanpak, dan werkt Sophie met de context die jij in de volgende stap invult.

Stap 4 — Context voor de AI
Optionele velden om de AI-Coach beter te laten aansluiten: het hoofddoel van de cliënt, wat al goed gaat, waar de cliënt moeite mee heeft, en welke ondersteuning nodig is.

Stap 5 — Crisiswaarschuwing
Optioneel: activeer de crisiswaarschuwing. Als je dit aanzet, ontvang je een e-mail als de AI vermoedt dat je cliënt in acuut gevaar is.

Stap 6 — Bevestiging
Controleer alle gegevens en klik op bevestigen. De cliënt ontvangt een activatie-e-mail met inloggegevens.

Een cliënt bewerken

  1. Klik op de naam van een cliënt in je cliëntenlijst
  2. Ga naar het tabblad “Overzicht”
  3. Klik op “Cliënt bewerken”
  4. Pas de gewenste velden aan
  5. Klik op “Opslaan”

Je kunt hier ook de AI-Coach aan- of uitzetten, de transcript-frequentie wijzigen, en extra AI-instructies toevoegen.

AI-intake met Nora en Sam

Naast de handmatige intake-flow voor bestaande cliënten, biedt My247Coach een publieke AI-intake: een eigen webadres waar geïnteresseerden — bezoekers van je website, je socials of je nieuwsbrief — vrijblijvend en anoniem een eerste gesprek kunnen voeren met Nora of Sam, je AI-intake-assistenten. Pas wanneer het gesprek goed loopt en de bezoeker zelf verder wil, vragen Nora of Sam om contactgegevens om een afspraak met jou in te plannen.

Zie dit als een onvermoeide, altijd beschikbare receptioniste — ééntje die 24/7 klaarstaat, meerdere talen spreekt, en die de drempel om contact op te nemen dramatisch verlaagt. Het alternatief — Google Ads of betaalde social campagnes — kost al snel €300 tot €1.000 per maand. Een AI-intake op je eigen site kost je maar een fractie daarvan.

Waarom werkt dit zo goed?

De AI-assistenten in My247Coach zijn geen algemene modellen zoals ChatGPT. Vergelijk het met een Zwitsers zakmes naast een gespecialiseerde koksmessenset. Een zakmes kan veel, maar niets bijzonder goed. Nora, Sam en Sophie zijn een vlijmscherp fileermes — gemaakt voor één domein: hypnotherapie-gerelateerde gesprekken. Ze kennen de nuances, de valkuilen, de taal en de toon.

Het doel is niet dat AI zelf therapie geeft, maar dat jij als therapeut krachtige hulpmiddelen ter beschikking hebt: om bezoekers op te vangen, cliënten tussen sessies te ondersteunen, en zelf praktische vragen over het platform beantwoord te krijgen. De AI werkt voor jou, niet in jouw plaats.

Je intake activeren

  1. Scroll op je dashboard helemaal naar beneden, naar de sectie Intakes
  2. Klik op het pijltje rechts naast “Intake Instellingen” om het paneel open te klappen
  3. Vink “Activeer Intake” aan
  4. Stel je voorkeuren in (zie hieronder)
  5. Klik op “Opslaan”

Zodra je de intake hebt geactiveerd, is je unieke intake-link meteen actief.

Je intake instellen

In het paneel Intake Instellingen vind je de volgende opties:

  • Jouw intake-link — een persoonlijk webadres (bijv. https://my247coach.online/index.php/intake/?t=pb1319). Klik op “Kopieer link” om hem op je klembord te zetten. Deze link plaats je op je website, in je e-mailhandtekening, in Instagram-bio, LinkedIn, of waar je maar wil.
  • Taal — kies in welke taal je intake standaard wordt aangeboden (Nederlands, Frans, Engels of Spaans).
  • Titel regel 1, 2 en 3 — drie tekstregels die bovenaan je intake-pagina verschijnen. Hiermee zet je de juiste toon voor je bezoeker. Voorbeeld: “Heb je twijfels over hypnotherapie? / Weet je niet zeker of het iets voor jou is? / Praat er vrijblijvend en anoniem over met een van onze AI-assistenten.”
  • Demo audio — vink dit aan als je wil dat Nora of Sam tijdens het gesprek een korte voorbeeld-audio kunnen aanbieden. Dit geeft bezoekers meteen een voorproefje van de kwaliteit van je audio-opnames.

Let op: elke intake kost een beetje AI-tegoed, ook als de bezoeker geen contactgegevens achterlaat. Houd er dus rekening mee dat nieuwsgierige bezoekers ook meetellen. Voor de meeste therapeuten betaalt één nieuwe cliënt uit een intake ruimschoots de kosten van vele gesprekken terug.

Nora en Sam

Je bezoekers kunnen zelf kiezen met wie ze praten:

  • Nora — de vrouwelijke AI-assistent. Warm, empathisch, rustig.
  • Sam — de mannelijke AI-assistent. Recht-voor-z’n-raap, vriendelijk, nuchter.

Beide werken volgens exact dezelfde therapeutisch-getrainde stijl. De keuze tussen mannelijke en vrouwelijke stem is puur voor voorkeur van de bezoeker.

Binnengekomen intakes bekijken

Onder het Intake Instellingen-paneel zie je een lijst van alle intake-gesprekken die hebben plaatsgevonden. Per gesprek zie je:

  • Datum — wanneer het gesprek plaatsvond
  • Assistent — met wie de bezoeker praatte (Nora of Sam)
  • Naam en E-mail — alleen ingevuld als de bezoeker contactgegevens heeft achtergelaten
  • Onderwerp — waarvoor de bezoeker hulp zocht
  • Berichten — het aantal berichten dat er werd uitgewisseld
  • Gecontacteerd — datum waarop je deze bezoeker hebt opgevolgd (indien van toepassing)
  • Acties — vier knoppen om met deze intake te werken (zie hieronder)

Gesprekken waar geen contactgegevens zijn achtergelaten blijven anoniem in de lijst staan — zo kun je zien hoe vaak je intake wordt gebruikt, ook zonder conversie.

De vier actie-knoppen

Naast elke intake vind je vier actie-knoppen. Elk heeft een eigen functie:

  • Oog-icoon — Bekijken & omzetten naar cliënt
    Opent het volledige transcript van het intake-gesprek. Je kunt het transcript lezen, kopiëren (bijvoorbeeld om in je dossier te plakken), en — het krachtigste — in één klik deze bezoeker omzetten naar een volwaardige cliënt in je systeem, via de knop “+ Cliënt aanmaken”. De naam, het e-mailadres en het onderwerp worden automatisch overgenomen, zodat je niet opnieuw alles hoeft in te typen. Dat bespaart veel werk bij een warme conversie.
  • Telefoon-icoon — Markeer als gecontacteerd
    Klik hierop wanneer je de bezoeker hebt opgevolgd — via telefoon, e-mail of een andere weg. Een klein venster opent waarin je de datum kiest waarop je contact had, en daarna op “Opslaan” klikt. Deze datum verschijnt dan in de kolom “Gecontacteerd”. Zo hou je overzicht over wie je al wel en niet hebt benaderd — handig als je meerdere leads tegelijk opvolgt.
  • Doos-icoon — Archiveren
    Bezoekers die zelfs na opvolging geen afspraak maken — of anonieme intakes die nooit tot contact leiden — kun je archiveren. De intake verdwijnt dan uit je actieve lijst, maar wordt niet verwijderd: alle gegevens blijven bewaard voor eventuele latere raadpleging. Dit houdt je lijst werkbaar, zeker als je intake actief gebruikt wordt.
  • Slot-icoon — GDPR-verwijdering
    Onder de GDPR (AVG) heeft iedere Europese burger het recht om te vragen dat al zijn persoonsgegevens permanent worden gewist. Als een bezoeker dit expliciet bij jou aanvraagt, gebruik je deze knop: alle persoonsgegevens van deze intake (naam, e-mail, transcript-inhoud) worden onomkeerbaar verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Gebruik dit alleen op schriftelijk verzoek van de betrokkene.

Wat een intake kost

Elke intake trekt automatisch credits af van je tegoed, op basis van het aantal uitgewisselde berichten. Bij een gemiddeld gesprek is dat een klein bedrag. Je kunt dit later terugvinden in je kosten-overzicht (zie het hoofdstuk AI Credits).

De AI-Coach

Hoe werkt de AI-Coach?

De AI-Coach — genaamd Sophie — is een persoonlijke chat-assistent die je cliënten 24/7 kunnen gebruiken. Net als Nora en Sam is Sophie een gespecialiseerde assistent: ze kent de context van het traject (onderwerp, aanpak, sessie-voortgang), volgt jouw instructies en therapeutische stijl, en stuurt nooit cliënten weg bij jou — ze is een aanvulling, geen vervanging. Sophie verwijst altijd naar “je therapeut” en claimt nooit zelf therapeut te zijn.

Cliënten kunnen met Sophie chatten wanneer ze willen: midden in de nacht na een moeilijke dag, ‘s ochtends bij twijfel, of vlak voor een uitdagend moment. De AI kent de achtergrond die jij hebt ingevuld en bouwt daarop verder, gesprek na gesprek.

AI-Coach activeren of deactiveren

  1. Open de cliëntdetails (klik op de cliëntnaam)
  2. Klik op “Cliënt bewerken”
  3. Schakel “AI-chat ingeschakeld” aan of uit
  4. Klik op “Opslaan”

Eigen AI-instructies instellen

Je kunt op twee niveaus instructies geven aan Sophie:

Per cliënt: Open de cliëntdetails, klik “Cliënt bewerken”, en vul het veld “Extra AI-instructies” in. Voorbeeld: “Deze cliënt is gevoelig voor schuldgevoel, gebruik nooit beschamende taal.” of “Bij deze cliënt extra nadruk leggen op lichaamsgerichte verankeringen.”

Voor al je cliënten: Ga naar je Instellingen (knop rechtsboven) en vul het veld “Jouw AI-instructies” in. Deze instructies gelden voor alle gesprekken met al je cliënten — een goede plek voor jouw algemene therapeutische stijl of taboes.

Credits en blokkade

Sophie verbruikt tegoed bij elk gesprek. Als je tegoed op is, wordt Sophie automatisch gepauzeerd tot je tegoed is aangevuld. Je cliënten zien dan een nette melding dat de AI-Coach tijdelijk niet beschikbaar is. Ze kunnen wel gewoon audio-opnames blijven beluisteren. Meer details vind je in het hoofdstuk AI Credits.

AI Credits

AI-credits zijn je tegoed om de AI-assistenten van My247Coach te gebruiken: Sophie (de AI-Coach voor je cliënten), Nora en Sam (de AI-intake op je website), en Clara (je eigen help-assistent). Elk gesprek kost een klein bedrag, afhankelijk van de lengte en het type gesprek.

Je tegoed wordt in euro’s getoond op je dashboard en in al je e-mails. Geen vreemde valuta, geen abstracte punten — gewoon een bedrag dat je snapt.

Wat kost een gesprek?

De kost per gesprek is laag en hangt af van de lengte. In de praktijk varieert dit van enkele centiemen voor een kort gesprek tot maximaal ongeveer een halve euro voor een zeer uitgebreid gesprek. Voor de meeste therapeuten praten we over enkele euro’s per maand bij normaal gebruik — een fractie van wat één betalende cliënt oplevert.

Je tegoed bekijken

Je beschikbare tegoed zie je altijd rechtsboven op je dashboard in de AI Credits-kaart. Daar zie je ook of je huidige abonnement aan het vervallen is, of er waarschuwingen lopen, en wanneer je laatst bijvulde.

Waarschuwingen — drie niveaus

We willen niet dat je ooit onaangenaam verrast wordt door een stilgevallen AI. Daarom sturen we je een e-mail op drie momenten:

  1. Laag tegoed — je zit nog ruim boven nul, maar we waarschuwen vast zodat je tijd hebt om bij te vullen. De precieze drempel hangt af van je abonnement (ongeveer 10% van je maandtegoed, met een minimum van €2).
  2. Tegoed op — je saldo is €0 of negatief. De AI-assistenten blijven voorlopig werken, maar je krijgt een dringende melding dat bijvullen nu nodig is.
  3. Onder de minimumgrens — je saldo is onder de -€2 gezakt. Dit is het laatste seintje voordat de AI stopt.

Wat gebeurt er bij een leeg tegoed?

Bij een saldo onder -€2,50 worden Sophie, Nora, Sam en Clara tijdelijk gepauzeerd. Je cliënten zien een nette melding dat de AI-Coach tijdelijk niet beschikbaar is; bezoekers van je intake-pagina zien dat de intake momenteel gesloten is; en Clara laat je zelf op een vriendelijke, licht humoristische manier weten dat bijvullen nodig is. Zodra je bijvult, start alles automatisch weer — je hoeft niks te doen.

Goed om te weten: je cliënten kunnen in deze periode gewoon audio-opnames blijven beluisteren. Alleen de AI-chat is tijdelijk offline.

Je tegoed bijvullen

Je kunt op twee manieren tegoed aanvullen:

  1. Via een abonnement — elke maand (of elk jaar) krijg je automatisch een vast tegoed bijgeboekt. Dit is de eenvoudigste optie.
  2. Via een losse aankoop — klik op de knop “Credits bijvullen” op je dashboard of in de waarschuwings-e-mail. Je kunt kiezen uit vaste bedragen (€10, €25, €50) of een eigen bedrag invullen onder “Ander bedrag”.

Bij het bijvullen vragen we je kort een reden: voorzichtig, extra campagne, M5P-pakket, of “Anders” waar je zelf een korte tekst kunt invullen. Dit helpt ons je gebruik te begrijpen en je beter te bedienen — geen verkeerd antwoord mogelijk.

Betalen gebeurt via Mollie, een Europese betaaldienst. Alle gangbare methodes worden ondersteund: Bancontact, iDeal, creditcard, SEPA. Je tegoed wordt direct na betaling bijgeschreven.

Transcripts bekijken

Na elk AI-gesprek wordt automatisch een transcript gegenereerd. Dit bevat een samenvatting, een stemming-indicatie en eventuele aandachtspunten. Zo blijf je op de hoogte van wat er tussen je cliënt en Sophie besproken werd, zonder dat je elk woord hoeft te lezen.

Transcripts vinden

  1. Klik op de naam van een cliënt
  2. Ga naar het tabblad “AI-chats”
  3. Je ziet een lijst van alle gesprekken met samenvatting en stemming
  4. Klik op een gesprek om het volledige transcript te lezen

Stemming-indicaties

  • Positief — het gesprek verliep goed, cliënt is gemotiveerd
  • Neutraal — normaal gesprek zonder bijzonderheden
  • Bezorgd — er zijn mogelijke aandachtspunten gedetecteerd

Bij een bezorgd gesprek ontvang je automatisch een e-mail met de details, zodat je indien nodig snel kunt ingrijpen.

Transcript-frequentie instellen

Je kunt kiezen hoe vaak je transcript-e-mails wilt ontvangen: na elk gesprek, dagelijks overzicht, wekelijks overzicht, of nooit. Dit stel je in via je Instellingen (voor alle cliënten tegelijk) of per cliënt via de cliëntdetails (voor individuele uitzonderingen).

Sessies loggen

Je face-to-face sessies — de échte ontmoetingen met je cliënten — zijn de ruggengraat van elk traject. My247Coach helpt je die systematisch te documenteren, zodat je:

  • een compleet beeld houdt per cliënt (face-to-face sessies én AI-gesprekken in één tijdlijn)
  • bij een volgende sessie direct ziet waar je gebleven bent
  • een basis hebt voor facturatie en administratie
  • je eigen klinische observaties op één veilige plek bijhoudt

Je privénotities blijven strikt van jou — cliënten zien ze nooit.

Een nieuwe sessie loggen

  1. Open de cliëntdetails
  2. Ga naar het tabblad “Sessies”
  3. Klik op “Nieuwe Sessie”
  4. Vul minimaal de datum en reden in (beide verplicht)
  5. Vul optionele velden aan voor zover relevant
  6. Klik op “Sessie opslaan”

Wat vul je waar in?

  • Datum — wanneer de sessie plaatsvond (verplicht)
  • Reden — kort het doel of thema van de sessie (verplicht). Bijvoorbeeld: “3de sessie M5P”, “crisismoment angst”, “vervolg op intake”
  • Tijdstip en duur — voor je planning en facturatie
  • Locatie — praktijk, remote, bij cliënt thuis — wat voor jou relevant is
  • Techniek — welke hypnose-techniek je hebt toegepast (bijv. Ericksoniaans, M5P-sessie, rookstop-tweeluik…). Handig om terug te zoeken welke aanpak wanneer werd ingezet.
  • Observaties — je klinische indrukken: hoe reageerde de cliënt, welke thema’s kwamen naar boven, wat wil je onthouden voor de volgende sessie
  • Betaling — bedrag en betaalwijze, handig voor je eigen administratie
  • Privénotitie — alles wat alleen voor jou bedoeld is. Nooit zichtbaar voor de cliënt. Hier zet je gevoelens, vermoedens, vragen aan jezelf — dingen die niet in een formele observatie thuishoren.

De tijdlijn bekijken

In het tabblad Sessies zie je al je face-to-face sessies chronologisch. In AI-chats zie je wat je cliënt met Sophie besprak. Samen geven ze je het volledige plaatje — wat er in de praktijk gebeurde, en wat er tussendoor speelde.

Vooral bij langlopende trajecten is dit waardevol: vlak vóór een sessie lees je de laatste AI-chat én je eigen laatste observaties, en je bent meteen weer mee. Geen herinneringswerk, geen “hoe zat dat ook weer?”-moment aan het begin van een sessie.

Instellingen

Klik op de knop “Instellingen” rechtsboven in je dashboard om je profiel en voorkeuren te openen.

  • Praktijknaam — je praktijknaam, zoals die voor jouw cliënten zichtbaar is in e-mails en op hun dashboard
  • E-mailadres — alleen leesbaar (wijzig via de beheerder)
  • Taal — kies Nederlands, Frans, Engels of Spaans. Dit is jouw interface-taal; elke cliënt heeft z’n eigen taal-instelling.
  • Wachtwoord wijzigen — vul je huidige wachtwoord in en kies een nieuw wachtwoord (minimaal 8 tekens)
  • Default transcript-frequentie — hoe vaak je standaard transcript-e-mails ontvangt (zie het hoofdstuk Transcripts bekijken)
  • AI-instructies — instructies die voor al je cliënten gelden, een goede plek voor jouw algemene therapeutische stijl en voorkeuren

Klik op “Instellingen opslaan” om je wijzigingen op te slaan.

Tweestapsverificatie (2FA)

Je account is beveiligd met een wachtwoord, maar voor extra veiligheid kun je tweestapsverificatie (2FA) activeren. Hiermee heb je bij het inloggen naast je wachtwoord ook een eenmalige code nodig.

Belangrijk: My247Coach neemt uitgebreide technische beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens en die van je cliënten te beschermen, waaronder versleuteling van gevoelige gegevens en beveiligde verbindingen. 2FA is een extra beveiligingslaag die jij als professional zelf kunt inschakelen. Omdat jij toegang hebt tot vertrouwelijke cliëntgegevens, raden we sterk aan om 2FA te activeren. Zonder 2FA is de beveiliging van je account afhankelijk van de sterkte van je wachtwoord alleen, en kan My247Coach niet verantwoordelijk worden gesteld bij ongeautoriseerde toegang tot je account.

2FA instellen:

  1. Klik op Instellingen rechtsboven in je dashboard
  2. Scroll naar de sectie Beveiliging onderaan
  3. Je ziet de huidige status (bijv. “⚠️ 2FA is niet actief”)
  4. Klik op de knop “2FA instellen”
  5. Je komt op de configuratiepagina — klik op “CONFIGURE 2FA”
  6. Kies je methode:
    • One-time code via 2FA app — gebruik een gratis authenticator-app op je smartphone, zoals Google Authenticator, Microsoft Authenticator of Authy (beschikbaar in de App Store en Play Store). Je scant een QR-code met de app en vult de getoonde 6-cijferige code in.
    • One-time code via email — je ontvangt bij elke login een eenmalige code per e-mail. Hiervoor heb je geen extra app nodig.
  7. Klik op “NEXT STEP” en volg de instructies op het scherm

Vanaf nu wordt bij elke login je extra verificatie gevraagd.

Tips:

  • Kies je voor de app-methode? Bewaar je herstelcodes op een veilige plek — mocht je ooit je telefoon verliezen, heb je die nodig om weer toegang te krijgen.
  • De e-mail-methode is de eenvoudigste optie als je geen authenticator-app wilt installeren.

Problemen met 2FA? Neem contact op met de beheerder van My247Coach via info@my247coach.online.

Clara — je help-assistent

Clara is je persoonlijke help-assistent voor alles wat met My247Coach te maken heeft. Ze kent het platform door en door: hoe functies werken, waar je iets vindt, wat knoppen doen, hoe je dingen aanpakt. Stel haar vragen op elk moment — ze is er 24/7.

Zie Clara als een collega die altijd klaarstaat om je door het platform te loodsen. Geen wachttijd, geen kantooruren, geen vraag te klein.

Clara openen

  1. Klik op de knop “Praat met Clara” rechtsboven op je dashboard
  2. Typ je vraag in het chatvenster
  3. Clara antwoordt meteen, in de taal die je hebt ingesteld

Wat kun je aan Clara vragen?

Alles wat met het platform te maken heeft:

  • “Hoe voeg ik een audio toe aan mijn cliënt?”
  • “Waar zie ik wat Sophie tegen mijn cliënten heeft gezegd?”
  • “Hoe activeer ik de publieke intake?”
  • “Hoe vul ik mijn credits bij?”
  • “Wat betekent een ‘bezorgd’ transcript?”
  • “Hoe zet ik 2FA aan?”

Clara doet expliciet geen klinisch of therapeutisch werk. Vragen over hypnose-technieken, klinische beoordelingen of cliënt-specifieke aanpak zijn buiten haar domein — daarvoor zijn jouw vakkennis en je collega’s het juiste kanaal. Clara concentreert zich op het platform zelf, en doet dat goed.

Als Clara even niet kan helpen

Als je tegoed onder de minimumgrens is gezakt (zie het hoofdstuk AI Credits), wordt ook Clara tijdelijk gepauzeerd. Ze laat dat op een vriendelijke, licht humoristische manier weten — geen droge foutmelding, wel een duidelijke hint dat bijvullen nodig is. Zodra je dat gedaan hebt, is ze meteen weer beschikbaar.

Hulp nodig?

Eerste lijn: klik op “Praat met Clara” rechtsboven in je dashboard. Clara kan de meeste platform-vragen meteen beantwoorden.

Kom je er niet uit, of heb je een vraag waar Clara niet bij kan helpen (bijvoorbeeld over facturatie, je account, of een bug)? Stuur een e-mail naar info@my247coach.online en we helpen je verder.

Veelgestelde vragen

Kan ik de AI-Coach later nog aan- of uitzetten?
Ja, je kunt de AI-Coach per cliënt op elk moment activeren of deactiveren via de cliëntdetails.

Wat gebeurt er als mijn credits op zijn?
De AI-Coach, de intake en Clara worden tijdelijk gepauzeerd. Je cliënten kunnen nog wel audio-opnames beluisteren. Zie het hoofdstuk AI Credits voor het volledige verhaal.

Hoe vul ik mijn credits bij?
Via de knop “Credits bijvullen” op je dashboard, of via de link in de waarschuwings-e-mail. Je kunt een vast bedrag kiezen of zelf een bedrag invullen. Zie het hoofdstuk AI Credits voor details.

Hoe activeer ik de publieke AI-intake op mijn website?
Scroll op je dashboard naar de sectie Intakes, klap Intake Instellingen open, vink “Activeer Intake” aan, kopieer de link en plaats die op je website. Zie het hoofdstuk AI-intake met Nora en Sam voor alle details.

Kan ik een bezoeker van mijn intake direct omzetten in een cliënt?
Ja, één klik volstaat. Open de intake via het oog-icoon en klik op “+ Cliënt aanmaken”. Naam, e-mail en onderwerp worden automatisch overgenomen.

Wat doe ik als een bezoeker vraagt om verwijdering van zijn gegevens (GDPR)?
Klik op het slot-icoon naast de intake in je lijst. Alle persoonsgegevens van die intake worden permanent gewist. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt — gebruik het alleen op schriftelijk verzoek van de betrokkene.

Kan ik zien wat de AI tegen mijn cliënten zegt?
Ja, via de transcripts in het tabblad “AI-chats” bij elke cliënt. Je kunt volledige gesprekken teruglezen.

Hoe wijzig ik mijn e-mailadres?
Je e-mailadres kan alleen door de beheerder van het platform worden gewijzigd. Stuur een e-mail naar info@my247coach.online.

Wat is de crisiswaarschuwing?
Als je de crisiswaarschuwing activeert voor een cliënt, ontvang je een dringende e-mail als de AI signalen detecteert die op acuut gevaar kunnen wijzen (zoals suïcidale ideatie). Je kunt dit per cliënt aan- of uitzetten.

Wat is het Magic 5 Protocol?
Het Magic 5 Protocol (M5P) is een gespecialiseerde hypnotherapie-masterclass voor gewichtsverlies, gericht op collega-therapeuten. Meer info op magic5protocol.com. Binnen My247Coach kun je bij een cliënt die dit traject volgt aangeven hoeveel sessies al voltooid zijn, zodat Sophie haar ondersteuning op die fase kan afstemmen.

Hoe wijs ik een opname toe aan meerdere cliënten?
Klik op “Toewijzen” bij de cliënt en selecteer de gewenste opnames. Herhaal dit voor elke cliënt. Een opname kan aan meerdere cliënten tegelijk worden toegewezen.

In welke taal spreekt de AI met mijn cliënten?
De AI spreekt in de taal die je hebt ingesteld voor de cliënt (bij het aanmaken of bewerken). Dit kan een andere taal zijn dan jouw eigen taal.

Wat is de Audiotheek?
De Audiotheek is een collectie van professionele therapeutische audio-opnames. Je kunt ze beluisteren en toevoegen aan je eigen opnames, waarna je ze kunt toewijzen aan je cliënten. De collectie wordt regelmatig uitgebreid.

Wat zijn de AI Opname-knoppen?
Binnenkort kun je met AI professionele therapeutische opnames laten genereren. De knop “+ AI Opname” bij Mijn Opnames maakt herbruikbare opnames voor meerdere cliënten. De knop “+ AI Opname op Maat” bij Mijn Cliënten maakt een persoonlijke opname voor één specifieke cliënt. Klik op de knoppen voor meer informatie.

Proefaccount — Hoe werkt het?

Je hebt momenteel een gratis proefaccount. Hiermee kun je het platform ontdekken en ervaren hoe het werkt voor jou én voor je cliënten.

Wat kun je doen met je proefaccount?

  • Audio’s beluisteren en toevoegen — Blader door de Audiotheek en voeg geselecteerde audio’s toe aan je Mijn Opnames.
  • Het cliënt-perspectief ervaren — Druk op de knop Ervaar als Cliënt bij je test-cliënt. Je wordt automatisch ingelogd als test-cliënt en ervaart precies wat jouw echte cliënten straks gaan zien: audio’s beluisteren en chatten met Sophie, de AI-coach.
  • Vragen stellen aan Clara — Clara beantwoordt al je vragen over het platform. Klik op de knop “Praat met Clara” rechtsboven.
  • Eigen audio’s uploaden — Je kunt eigen opnames uploaden (beperkte opslagruimte).

Wat is nog niet beschikbaar?

  • Sommige audio’s in de Audiotheek zijn grijs en geblokkeerd — deze worden beschikbaar met een volledig abonnement.
  • Je kunt een beperkt aantal cliënten aanmaken.
  • AI-functies zijn beperkt beschikbaar.

Hoe krijg je een volledig account?

Neem contact op via info@my247coach.online of via het platform om een abonnement af te sluiten. Alle functies worden dan direct beschikbaar.

↑ Terug naar inhoudsopgave

Log in